"CityMark" som ingår i Byggfakta Docu Sweden AB:s policy för datahantering, integritet och cookies

CityMark respekterar din integritet och rätten att ha kontroll över dina personuppgifter. Vi kommer att vara öppna med vilken information vi samlar in och varför, och vi kommer skydda den på ett så säkert sätt som möjligt.

I CityMarks policy beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna personuppgifter samt hur du kan kontakta oss. Denna personuppgiftspolicy gäller när du använder webbsidor, appar och tjänster som ingår under en app eller på en webbplats eller annan produkt/tjänst som tillhandahålls som administreras av CityMark. Den gäller även dig som kund, partner, berättigat prospekt eller som aktiv aktör på projektmarknaden, t.ex du som lämnar information, eller förekommer i information som lämnas, till CityMarks informationsinsamling via telefon, e-post, formulär, enkäter eller på andra sätt CityMark är personuppgiftsansvarig i enlighet med dessa villkor och ansvarar för att behandling sker enligt gällande lagstiftning.

För att vara tydliga och underlätta förståelsen för dig har vi delat upp policyn i två delar beroende på vilken relation du har till oss och vilken målgrupp du tillhör:

Läs först en kort sammanfattning under respektive del och sedan kan du läsa mer i detalj om den/de delar i policyn som passar bäst in på dig.

Vilka personuppgifter vi samlar in i vår ständigt pågående marknadsundersökning om den kommersiella hyresgästmarknaden samt hur och varför.

Kort sammanfattning

• Vi samlar in personuppgifter utifrån stor branschnytta som berättigat intresse.
• Men, inga känsliga personuppgifter, endast personuppgifter om personerna i egenskap av sina funktioner/yrkesroller på företag som på något sätt är involverade i lokalprocessen och sitt företags hyreskontrakt.
• Vi samlar in personuppgifter bland annat i syften för att möjliggöra kvalitetssäkring av företag och kontraktsinformation, marknadsföring av och informationsspridning om fastighetsprojekt, utbyte av erfarenheter, referensprojekt, för att möjliggöra kontakter via köpare och säljare, samt för att möjliggöra marknadskommunikation, marknadsföring, produktinformation, branschnyheter, erbjudanden, rekrytering, enkäter, undersökningar eller forskning inom b2b. Slutligen kan tredje part (vår kund eller partner) även vara en myndighet och i de fallen samlas personuppgifterna in i syfte att hjälpa dem i sin myndighetsutövning.
• Vi sparar vissa personuppgifter i nordens största databas för hyresgästinformation och relaterade företag och beslutsfattare.
• Vi sparar vissa personuppgifter om beslutsfattare på företag som vi bedömer vara relevanta aktörer med branschnytta (kunder, prospekts, partners) i CRM-system.
• Vi behandlar angivna personuppgifter genom att skicka in dem i integrerade system och tjänster där vi själva, våra kunder och branschaktörer, i eller på något sätt relaterade till fastighetsbranschen, kan använda dem enligt de syften och ändamål vi beskriver i vår policy och våra avtal med dem.
• Våra kunder är själva personuppgiftsansvariga för sin egen behandling av de personuppgifter de ev. tillhandahåller via våra tjänster, men de ska behandla personuppgifterna i enlighet med de ändamål som beskrivs i vår policy.
• Viss profilering kan också göras inom ramarna för samma ändamål som beskrivs i policyn.

Här kan du se en sammanfattning över vilka personuppgifter vi samlar in, hur och varför. Du får även svar på vad som händer på webbplatsen under ditt besök hos oss eller kommer i kontakt med oss på andra sätt:

• Vi samlar in personuppgifter för att fullgöra beställningar av tjänster samt utifrån din och fastighetsbranschens nytta som berättigat intresse
• Men, inga känsliga personuppgifter, endast personuppgifter om personer i egenskap av sina funktioner/yrkesroller, t ex. VD, ägare eller annan ledande befattning samt andra befattningar inom sälj-, marknad-, produkt-, beslutsstöd-, analys-, HR-avdelningar etc., på företag som på något sätt är eller borde vara intresserade av fastighetsmarknaden och/eller aktörer på den marknaden.
• Vi spårar din webbaktivitet och kan komma att använda den i marknadssyfte
• Vi samlar in personuppgifter vid särskilda tillfällen i syfte för marknadskommunikation, produktinformation och kundkommunikation
• Vi behandlar angivna personuppgifter genom att skicka in dem i integrerade system, t ex. CRM-system
• Vi sparar personuppgifter i vårt system för marknadsanalys
• Vi utför automatisk profilering baserat på webbaktivitet, och din profil kan användas i marknadssyfte

CityMark behandlar personuppgifter i huvudsak för de ändamål som anges nedan samt för de eventuella ytterligare ändamål som anges vid insamlingstidpunkten:

1. För att fullgöra beställningar av tjänster via en av de plattformar som erbjuds av CityMark;
2. Möjliggöra god kundservice, som att hantera dina förfrågningar, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt t.ex. nyhetsbrev;
3. Uppgifter om beställning av tjänst lagras och analyseras, samt ligger till grund för erbjudanden och rabatter samt marknadsföring av både generell och riktad karaktär;
4. För att kunna administrera kundprofiler, genomföra analyser samt marknadsundersökningar;
5. För systemadministration och för att ta fram statistiska data om våra användares beteende och mönster men detta identifierar ingen enskild person utan sker på aggregerad nivå;
6. För att genom analys av ditt beteende på våra webbplatser och app utveckla, leverera och förbättra våra produkter och tjänster.
7. Personuppgifter används även vid analys för att utföra segmentering/profilering, för att kunna utveckla riktade erbjudanden och tjänster
8. För att skicka dig information och marknadsföring via SMS, e-post, app, push eller andra digitala kontaktvägar såsom t.ex. sociala medier då du har en aktiv kundrelation med oss;
9. För att kontakta dig via app, telefon, SMS, e-post eller post om andra erbjudanden, kampanjer eller tjänster som vi tror kan vara av intresse för dig, observera att du när som helst kan tacka nej till denna marknadsföring;
10. För att kunna ge dig relevanta rekommendationer, erbjudanden och anpassade tjänster baserat på vad andra med liknande beteendemönster har intresserat sig för, vad du har valt för tjänst, tittat på och visat intresse för;
11. För att hjälpa oss att utveckla vår webbplats och app att vara mer användbara och för att förbättra din användarupplevelse av de plattformar som erbjuds via CityMark genom att kunna anpassa visningen av tjänsterna till den enhet som används;
12. För att kunna spärra dina personuppgifter, t ex. mailadress för marknadsföring i de fall du tackat nej till marknadsföring;
13. För att skicka viktiga meddelanden som kommunikation om förändringar i våra villkor och policyer;

Information som kan lämnas ut

Utöver att information enligt ovan beskrivna ändamål kan överlåtas till tredje part så som företagskunder och partners, finns även andra fall där vi kan dela med oss av information till andra företag som behandlar data på våra vägnar för att vi ska kunna utföra våra tjänster, t.ex. analys, distribution eller andra tjänster för att upprätthålla och tillämpa våra användarvillkor och leveransvillkor. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess.

CityMark samarbetar endast med personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller som upprätthåller samma skyddsnivå som GDPR föreskriver.

Om cookies

När du använder vår webbplats eller appar kan det hända att personuppgifter samlas in via t.ex. cookies. Detta görs dock endast via ett separat samtycke. Om din webbläsare (eller annan motsvarande utrustning vid anropande av en webbplats) är inställd att tillåta cookies när du besöker Webbplatsen, anses du därigenom ha lämnat sitt samtycke till sådan användning. Då lagras informationen om din användning och vilka sidor som besöks. Det kan vara teknisk information om din enhet och internetuppkoppling såsom operativsystem, webbläsarversion, IP-adress, cookies och unika identifierare. Vid besök på våra webbplatser där våra tjänster tillhandahålls, kan olika tekniker användas för att känna igen dig i syfte att lära oss mer om våra användare. Detta kan ske direkt eller genom användning av teknik från tredje part.

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter

I och med att du lämnar uppgifter till CityMark ger du din tillåtelse till att CityMark registrerar och lagrar uppgifter om vilken tjänst du köpt samt behandlar de angivna personuppgifterna för angivna ändamål. Som legal grund för behandling kommer företaget att hänvisa till uppfyllande av avtal, berättigat intresse eller samtycke. Om företaget använder sig av berättigat intresse som grund, kommer det endast att göras i de syften och för de ändamål som angetts i vår policy.

Observera att du närsomhelst kan återkalla ditt ev. samtycke genom att kontakta oss, för kontaktuppgifter se rubriken Så kontaktar du oss.

Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

CityMark kommer att lagra dina personuppgifter så länge du är kund hos oss eller har en annan relation med oss i enlighet med de ändamål vi beskriver i vår policy.

Enligt dataskyddsförordningen ska vi ange under vilken period personuppgifterna kommer att lagras eller, om detta inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa denna period. I vår verksamhet är det inte möjligt att ange exakt hur länge personuppgifterna lagras så vi beskriver istället vår verksamhets kriterier för att vara så öppna och tydliga som möjligt.

Då det gäller beslutsfattare inom den kommersiella fastighet- och hyresgästmarknaden, som vi enligt vår policy behandlar enligt intresseavvägning, lagras uppgifterna så länge personerna är kopplade till sina roller på de företag de verkar i. Våra kontaktpersoner och uppgiftslämnare kan i många fall vara aktuella i olika faser under många års tid, från idé, planering, projektering, upphandling och genomförande av lokalprocessen Våra kontaktpersoner och uppgiftslämnare förekommer ofta i flera projekt och återkommande i nya projekt och så länge de är relevanta för vår verksamhet, lagras dessa personuppgifter och behandlas i enlighet med de ändamål vi beskriver i vår policy.

Personuppgifter relaterade till kunder, före detta kunder och prospekts, potentiella kunder behandlas på ett liknande sätt som beskrivits ovan. D v s så länge de jobbar kvar på företaget och har någon ledande roll eller roll inom sälj, marknad, analys och lokalfrågor etc. och vi anser att de är relevanta i enlighet med de ändamål vi beskriver i vår policy lagras deras personuppgifter

Beslutsfattarna vars personuppgifter vi behandlar kan självklart när som helst avsäga sig användning i marknadsföringssyfte och vi erbjuder på olika sätt skräddarsydda begränsningar i användningen. I vår ständigt pågående marknadsundersökning av fastighet- och hyresgästmarknaden samt i vår ständigt pågående bearbetning av de aktörer som vi bedömer ha intresse av den information vi samlar in om hyresgästmarknaden, uppdateras våra register löpande och personer som slutar, byter anställningar, avlider etc. får vi automatiskt kännedom om. Rättelser av personuppgifter är en naturlig del i vårt arbete eftersom vi regelbundet är i kontakt med företag och de beslutsfattare som planerar en förändring av sina lokaler – och de vi bedömer är intresserade av dessa planerade lokalförändringar.

Beslutsfattarna återkommer ofta över tid på i nya marknadsprojekt och för att bäst hjälpa dem som inte vill nås av direktmarknadsföring rekommenderar vi dem att vi lagrar deras personuppgifter även för att hålla reda på att de inte vill nås av direktmarknadsföring i en eller annan form. Skulle vi helt radera dem så är sannolikheten mycket stor att de läggs upp i våra register igen så snart de relateras till ett nytt projekt och vi lägger då upp dem (igen) i enlighet med vår policy, utifrån intresseavvägning, men då utan att veta att de inte vill nås av direktmarknadsföring. Vi hanterar kunder, före detta kunder och potentiella kunder på ett motsvarande sätt.

De som vill bli raderade raderar vi så länge vi inte bedömer att det finns några berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen av integritet. Är personuppgifterna inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in raderas de självklart. I många fall väljer de som inledningsvis kontaktat oss för att bli raderade någon form av skräddarsydd begränsning av behandlingen av deras personuppgifter.

I t ex. forsknings eller utredningssyfte kan även namn på beslutsfattare som slutat på företag som varit involverade i marknadsprojekt lagras med tillägget att de just slutat på företaget. Deras kontaktuppgifter raderas men namnen kan finnas kvar för att det är av intresse för branschen och de ändamål vi beskriver i policyn att historiskt veta vilka beslutsfattare som varit involverade i vilka projekt.

Även för lagkrav, som exempelvis bokföringslagen, kan personuppgifter behöva lagras i enlighet med gällande lagstiftning.

Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög säkerhet och sekretess.

Dina rättigheter och val

Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vad som sparas. CityMark kommer på eget eller kundens initiativ att rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Du kan även närsomhelst begära att dina uppgifter raderas eller att dess användning begränsas* genom att kontakta oss (för kontaktvägar se rubriken Så kontaktar du oss). Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av oss får du gärna kontakta CityMark eller så kan du höra av dig till Integritetsskyddsmyndigheten.

Du kan när som helst avstå (helt eller delvis) från att ta emot marknadsföringskommunikation från oss genom att kontakta oss eller genom att avregistrera dig från vidare kommunikation i e-post och SMS som vi skickar dig. Du är alltid välkommen att kontakta vårt företag för att få hjälp att ändra vilken sorts kommunikation du vill ha eller tacka nej till vår kommunikation.

*Vi erbjuder vad vi kallar skräddarsydda begränsningar – på dina villkor, enligt dina önskemål. Vi informerar också gärna om den nytta och de effekter dina val medför.

Du kan, en gång per år kostnadsfritt, erhålla information om vilka personuppgifter som är registrerade, genom att skriftligt begära ett s.k. registerutdrag från CityMark. Din skriftliga begäran skickas till postadressen nedan och måste vara undertecknad av dig personligen.

Kort om GDPR

Dataskyddsförordningen kallas ibland kort för GDPR vilket står för General Data Protection Regulation. Förordningen börjar tillämpas 25 maj 2018 och ersätter då den svenska personuppgiftslagen (PUL).

Det finns flera anledningar till varför GDPR införs men två av de största anledningar är:

• Att privatpersoner vill ha (och ska få) mer kontroll över hur deras personuppgifter används
• Att EU vill göra det enklare för företag att göra affärer inom de europeiska gränserna

Vi på CityMark ser mycket positivt på detta och vi ser att det ligger i linje med vad vi själva vill med vår verksamhet som syftar just till att göra det enklare för företag och personer på företag att enklare och effektivare kunna göra affärer (och utbyta erfarenheter etc.) med varandra. Personer som jobbar på företag inom fastighetsmarknaden ska dessutom både få mer nytta genom de personuppgifter de har hos oss och få mer kontroll över dem.

Statens offentliga utredning (SoU) menar vidare att GDPR inte har som syfte att påverka den marknadsföring som sker idag. Kontaktuppgifter till beslutsfattare (b2b) är visserligen personuppgifter, men branscher som vår har genom intresseavvägning större intressen av branschnytta att uppfylla, än vikten av att skydda harmlös personinformation. Däremot kräver företagsregister (b2b) självklart hög säkerhet, korrekthet, transparens om de personuppgifter som behandlas samt tydlighet kring ändamål och rättigheter.

Länkar till andra webbplatser

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplatser, hemsidor, eller material publicerat hos tredje part, är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom CityMark saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi därför inte för dess innehåll. Företaget ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.

Så här kontaktar du oss

För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss på:

Byggfakta Docu Sweden AB – CityMark
Löjtnantsgatan 9, 827 32 Ljusdal, 556324-9100
0651-760400

Denna policy gäller från och med 2018-05-09 och uppdaterades 2021-04-13